Nedoložení skutečného majitele může vyjít draho

Evidování skutečného majitele je stejně jako jeho zjišťování kontinuální proces. Zápis je třeba vždy realizovat bez zbytečného odkladu po vzniku rozhodující skutečnosti. Existují různé druhy zápisu.

Zápis soudem

Řízení o zápisu vede příslušný soud, tj. krajské soudy (s výjimkou Krajského soudu v Praze) a Městský soud v Praze. Místní příslušnost se standardně určuje podle sídla právnické osoby, v případě právního uspořádání podle obecného soudu svěřenského správce (§ 19 ZESM). Řízení může být zahájeno pouze na návrh, který primárně podává evidující osoba. Návrh ale také může podat kdokoli, například i skutečný majitel nebo osoba, které pozice skutečného majitele zanikla.

„Soudní řízení o zápisu je značně standardizované, podává se převážně v elektronické podobě. Soudní poplatky za návrh na zápis do evidence jsou vyšší než odměna notáře v obdobných případech,“ vysvětluje Helena Svárovská, ředitelka J&T Family Office. Soud neprovádí věcný přezkum skutkového a právního stavu, posuzuje pouze to, zda jsou tvrzené skutečnosti dostatečně podloženy.

Pouze v zápisu tímto způsobem je možné podat návrh na znepřístupnění údajů o skutečných majitelích. Důvodem pro znepřístupnění může být pouze neúplná svéprávnost (daná věkem nebo omezením svéprávnosti).

Zápis notářem

Zápisy prováděné notářem mají oproti zápisům prostřednictvím soudu z uživatelského hlediska několik výhod. Předně je celý proces méně formální než zápis soudem, čímž je také rychlejší. Ze strany notáře lze očekávat individuálnější a více klientsky orientovaný přístup. Evidující osoba si může zvolit libovolného notáře, který danou službu nabízí. Notářské zápisy nepodléhají přímé kontrole či revizi soudu. Odměna notáře je také nižší než soudní poplatky v případě zápisu soudem.

Automatický průpis

Automatický průpis je mechanismus přebírání některých údajů z veřejných rejstříků, evidence svěřenských fondů a registru osob do evidence skutečných majitelů. Fyzické osoby vedené ve veřejném rejstříku (a dalších registrech) v určitých pozicích jsou s ohledem na naplnění zákonných předpokladů automaticky propsány jako skuteční majitelé. Automatický průpis zajišťuje sám informační systém.

Automatický průpis je bezplatný. Týká se společností s ručením omezeným, veřejné obchodní společnosti a akciové společnosti s jediným akcionářem. Týká se také nadací, nadačních fondů, obecně prospěšných společností i právních uspořádání, kde podle mechanismu automatického průpisu dojde k evidování fyzických osob ve formálních pozicích jako skutečných majitelů. V těchto případech se zapisuje automaticky zakladatel, člen správní nebo dozorčí rady či revizor (nedochází k průpisu osoby, v jejíž prospěch byla fundace zřízena).

„V případě svěřenského fondu dojde k průpisu obmyšlených, ale nedojde k průpisu osoby pověřené dohledem nad svěřenským fondem, ze zápisu v evidenci není totiž možné rozpoznat, zda má právo odvolat správce,“ uvádí Helena Svárovská.

Automatickým průpisem dochází k zápisu standardních skutečností, systém však není schopen zohlednit speciální druhy podílů, jednání ve shodě a podobně. „Je tedy nutné v případě automatického průpisu provést kontrolu, zda je propsáno správně,“ upozorňuje Svárovská.

Pokud evidující osoba navrhne zapsat jako své skutečné majitele všechny členy svého statutárního orgánu, může požádat, aby do budoucna automaticky docházelo k aktualizaci skutečných majitelů v evidenci podle toho, jak se mění členové statutárního orgánu zapsaní ve veřejném rejstříku.

Co je potřeba k doložení skutečného vlastníka

V rámci dokládání je nutné doložit písemnosti, které primárně dokládají identifikační údaje o skutečném majiteli, a pak ty, které dokládají jeho postavení.

Jde konkrétně zejména o následující dokumenty: výpis z veřejného rejstříku včetně sbírky listin nebo ze zahraniční evidence obdobné veřejnému rejstříku nebo evidenci skutečných majitelů, zakladatelské dokumenty, seznam společníků, rozhodnutí orgánu o vyplacení podílu na zisku, prohlášení společníků o jednání ve shodě, prohlášení evidující osoby nebo skutečného majitele o postavení skutečného majitele nebo struktuře vztahů, jsou-li založeny na právní skutečnosti, kterou nelze doložit ani při vynaložení veškerého úsilí, které lze rozumně požadovat, a rovněž prohlášení evidující osoby nebo skutečného majitele o postavení skutečného majitele nebo struktuře vztahů, nejsou-li založeny na právní skutečnosti.

„Je třeba zdůraznit, že je omezena možnost dokládat zapisované skutečnosti pouze čestným prohlášením. To připadá v úvahu pouze ve specifických případech, v zásadě tehdy, nelze-li údaj doložit jinak,“ zdůrazňuje Svárovská.

Při zápisu náhradního skutečného majitele je třeba také doložit, že je dán důvod pro stanovení náhradního skutečného majitele. Je tedy nutné doložit, z čeho plyne, že není možné jiného skutečného majitele doložit.

K zápisu není potřeba souhlas skutečného majitele s jeho zápisem. Souhlas je nutný pouze v případě, že by mělo dojít ke zveřejnění údajů nad rámec povinně zveřejňovaných údajů.

„Dokumenty se dokládají v prostých kopiích, pokud se jedná o cizojazyčný dokument, je nutné jej doložit jak v originálním jazyce, tak jeho prostý překlad do českého jazyka,“ doplňuje ještě Svárovská.

Kdo má do evidence přístup a co vidí

Evidence je částečně přístupná veřejnosti, a to zdarma na internetu. Přístup ke všem údajům je pak omezen na zákonem vybrané subjekty. Částečný výpis lze získat pouze v elektronické podobě.

Tento výpis obsahuje jméno, stát, bydliště, rok a měsíc narození, státní občanství skutečného majitele, údaje o povaze postavení skutečného majitele, o velikosti přímého nebo nepřímého podílu skutečného majitele, zakládá-li tento podíl jeho postavení, dále den, od kterého je fyzická osoba skutečným majitelem, a den, do kterého byla fyzická osoba skutečným majitelem. Veřejné jsou pak také údaje, které jsou výsledkem automatického průpisu a jsou již dostupné ve veřejném rejstříku. V případě skutečných majitelů právních uspořádání je evidence obecně neveřejná.

„Znepřístupnit veřejně přístupné údaje lze až na výjimky pouze rozhodnutím soudu, a to na návrh evidující osoby nebo osoby zapsané jako skutečný majitel,“ uvádí Helena Svárovská.

Přístup ke všem údajům má evidující osoba i skuteční majitelé. Evidující osoba prostřednictvím datových schránek a skuteční majitelé prostřednictvím elektronické identifikace. Za poplatek jim pak výpis umožní získat příslušný soud.

Prostřednictvím internetového rozhraní spravovaného ministerstvem spravedlnosti má k údajům přístup privilegovaný okruh subjektů. Mezi ně patří například soud nebo insolvenční správce pro účely soudního řízení, notář pro účely zápisu, orgán činný v trestním řízení pro účely trestního řízení, správce daně, zpravodajská služba pro účely plnění úkolů podle zákona upravujícího činnost zpravodajských služeb, Finanční analytický úřad, Česká národní banka a další orgány při výkonu činností podle daných zákonů. Tento přístup je bezplatný a umožňuje získat kompletní výpis z evidence skutečných majitelů

Kdo provádí kontrolu

Povinnost hlášení případných nesrovnalostí je přenesena na orgány veřejné moci a povinné osoby ve smyslu AML zákona. Oznamovatel musí soudu doložit relevantní dokumenty, typicky osvědčující neaktuálnost či neúplnost zapsaných údajů. Toto oznámení musí být mít písemnou formu (listinnou či elektronickou). Oznamovateli nevznikají žádné další povinnosti, nedostane ani vyrozumění o tom, jak bylo s oznámením naloženo.

Povinné osoby podle AML zákona mají na rozdíl od orgánů veřejné moci povinnost řešit nesrovnalosti primárně s klientem (evidující osobou). Klient by pak měl mít prostor povinné osobě vysvětlit, proč považuje zápis za správný, případně nesrovnalost uzná a zajistí změnu zapsaných údajů v evidenci.

Pokud nebude nesrovnalost vysvětlena, případně odstraněna, musí povinná osoba nesrovnalost oznámit příslušnému soudu. „Za přestupky spočívající v porušení evidenční povinnosti evidující osoby lze uložit pokutu až do výše půl milionu korun. Stejná sankce hrozí i osobě, která porušila povinnost poskytnutí potřebné součinnosti,“ zdůrazňuje Helena Svárovská. Speciálně se sankcionuje nezapsání žádných údajů.

Nezapsání skutečného majitele má také soukromoprávní následky. Patří sem nevymahatelnost zastíracích smluv – tato práva nelze vymáhat v době, kdy skutečný majitel není zapsán, a zákaz výplaty zisku nezapsanému skutečnému majiteli obchodní korporace nebo právnické osobě, jejichž je tento také skutečným majitelem.

„Pravidlo nepostihuje chybně zapsané fyzické osoby, cílem je efektivně motivovat k zápisu skutečných majitelů,“ ujišťuje Svárovská. K zápisu musí dojít do konce účetního období, ve kterém bylo rozhodnutí o výplatě, jinak právo zanikne. Pokud dojde i přes zákaz k výplatě zisku, má se za to, že ti členové statutárního orgánu, kteří s vyplacením v rozporu se zákonem souhlasili, nejednali s péčí řádného hospodáře. Pokud dojde k vyplacení podílu přímému skutečnému majiteli, který není zapsán, půjde z jeho strany o bezdůvodné obohacení. Vzniká tím závazek mezi společností a příjemcem zisku.

Další následek představuje zákaz výkonu hlasovacích práv. Právnická osoba, která je společníkem obchodní korporace, nesmí vykonávat hlasovací práva, pokud nemá v evidenci skutečných majitelů zapsaného žádného skutečného majitele.

„Za důležité je rovněž zmínit, že není třeba zkoumat obsah obdobných registrů v zahraničí. Účelem tohoto ustanovení je přispět k maximálnímu naplnění české evidence,“ dodává Helena Svárovská.